השורה התחתונה
Microsoft 365 שומר דברים שנמחקו לתקופה קצרה: 14 יום למייל כברירת מחדל, 93 יום לקבצים ב-OneDrive, ו-30 יום למשתמש שנמחק. זה מציל ממחיקה בטעות שמגלים מהר. זה לא מציל ממה שמגלים אחרי חודשיים, ממשתמש שנמחק בלי הכנה, או מתיקייה שלמה שנמחקה בלחיצה אחת.
מה Microsoft 365 כן שומר
מייל. מייל שנמחק עובר קודם לתיקיית הפריטים שנמחקו. כשמרוקנים אותה, המייל עובר לאזור נסתר בשם Recoverable Items, ונשמר שם 14 יום כברירת מחדל. מנהל המערכת יכול להאריך את זה עד 30 יום, לא יותר. אחרי זה המייל נמחק.
קבצים ב-OneDrive. בחשבון עבודה, קובץ שנמחק נשאר בסל המחזור 93 יום, אלא אם מנהל המערכת שינה את ההגדרה. בנוסף אפשר להחזיר את כל ה-OneDrive לנקודת זמן מסוימת ב-30 הימים האחרונים. זה הכלי שעוזר אחרי שכל הקבצים הוצפנו או נמחקו בבת אחת.
היסטוריית גרסאות. אם מישהו שמר מעל קובץ, אפשר לחזור לגרסה קודמת שלו.
מה קורה כשעובד עוזב
זה המקום שבו רוב העסקים הקטנים מאבדים מידע, כי מוחקים את המשתמש כדי לחסוך רישיון.
- יש 30 יום לשחזר משתמש שנמחק. אחרי זה המייל שלו נמחק לצמיתות.
- את המייל צריך להעביר לפני המחיקה. מיקרוסופט עצמה כותבת שאם רוצים לשמור את המייל, צריך להעביר אותו לפני שמוחקים את החשבון. הדרך הנפוצה: להפוך את התיבה לתיבה משותפת, שלא צריכה רישיון.
- ה-OneDrive שלו נשמר 30 יום כברירת מחדל, ואחר כך עוד 93 יום בסל מחזור שמשם רק מנהל מערכת יכול לשחזר, ורק עם PowerShell.
- קבצים שהעובד סנכרן למחשב פרטי נשארים אצלו. אין דרך למחוק אותם מרחוק.
מה זה לא מכסה
- מחיקה שמגלים מאוחר. מייל שנמחק לפני חודשיים לא יחזור, גם אם הגדרתם את המקסימום.
- תיקייה שנמחקה במייל. לפי התיעוד, תיקייה שהמשתמש יצר ונמחקה ב-Shift+Delete לא חוזרת כתיקייה. רק התוכן שלה נשאר לשחזור, ורק בחלון של 14 יום.
- החשבון כולו. אם הגישה לחשבון אבדה, או שהמנוי בוטל, אין עותק מחוץ לחשבון.
מה כדאי לעשות בעסק קטן
- להחליט מה אסור לאבד. בדרך כלל: המייל של הבעלים ושל הנהלת החשבונות, והתיקייה המשותפת של העסק.
- גיבוי חיצוני ל-365 למה שאסור לאבד: עותק מחוץ לחשבון, לתקופה שאתם קובעים.
- נוהל עזיבת עובד כתוב: קודם תיבה משותפת והעברת קבצים, ורק אחר כך מחיקת המשתמש.
- בדיקת שחזור קבועה. גיבוי שלא בדקתם שחזור ממנו הוא הנחה, לא גיבוי.
הגיבוי ובדיקות השחזור הם חלק מגיבוי בענן לעסקים, ונוהל עזיבת עובד הוא חלק מתמיכת מחשוב לעסקים.